Số hoá doanh nghiệp nhỏ: công ty 10–50 người nên làm gì trước?

Tóm tắt nhanh: Doanh nghiệp 10–50 người nên số hoá theo thứ tự tiền đi qua: khách hàng và đơn hàng trước, rồi hàng hoá và tồn kho, sau đó công nợ nối với kế toán. Tài liệu dùng chung, phê duyệt và nhân sự làm sau. Khi không có phòng IT, nên chọn phần mềm thuê bao (SaaS) ít phải quản trị, trả theo tháng và kết nối được với phần mềm kế toán đang dùng, chưa cần ERP tổng thể.

Số hoá doanh nghiệp nhỏ khác doanh nghiệp lớn ở đâu?

Doanh nghiệp nhỏ số hoá với ít người, ít tiền và ít thời gian hơn, nên phải chọn đúng một hai việc thay vì làm nhiều thứ cùng lúc. Công ty 10–50 người hiếm khi có nhân viên IT riêng. Người cài đặt và hướng dẫn thường là chủ doanh nghiệp, kế toán trưởng hoặc một nhân viên trẻ rành máy tính. Ngân sách đi theo dòng tiền từng tháng, không có khoản đầu tư lớn duyệt trước cho cả năm.

Bù lại, công ty nhỏ ít tầng phê duyệt. Giám đốc quyết xong là cả công ty đổi cách làm trong vài tuần. Vì vậy, với doanh nghiệp nhỏ, tiêu chí chọn việc số hoá trước là: đụng tới tiền, nhiều người cùng dùng và làm xong trong một đến hai tháng.

Nếu chưa rõ số hoá khác chuyển đổi số ở đâu, bài số hoá và chuyển đổi số khác nhau thế nào có ví dụ theo một quy trình công nợ.

Nên số hoá những gì trước?

Nên số hoá theo thứ tự dòng tiền đi qua doanh nghiệp: từ lúc khách hỏi mua đến lúc tiền về tài khoản. Chỗ nào trên đường đi đó đang thất thoát hoặc chậm thì làm trước.

Thứ tự	Việc cần số hoá	Vì sao làm sớm	Dấu hiệu cần làm ngay
1	Danh sách khách hàng và đơn hàng	Doanh thu bắt đầu ở đây, mất dữ liệu khách là mất tiền	Lịch sử khách nằm trong Zalo cá nhân của nhân viên kinh doanh
2	Danh mục hàng hoá và tồn kho	Báo giá, giao hàng và mua hàng đều dựa vào số tồn	Hay báo khách còn hàng rồi lại hết, hoặc đặt mua trùng
3	Công nợ phải thu và thu chi	Quyết định dòng tiền, nối được với phần mềm kế toán	Không biết khách nào nợ quá hạn nếu không hỏi kế toán
4	Tài liệu dùng chung và phê duyệt	Giảm thời gian tìm file, duyệt nhanh hơn	Hợp đồng, báo giá nằm rải rác trong máy từng người
5	Chấm công, lương, hồ sơ nhân sự	Quan trọng nhưng ít ảnh hưởng tới doanh thu hằng ngày	Tính lương mất vài ngày mỗi tháng và hay sai

Nhiều doanh nghiệp nhỏ đã có phần mềm kế toán và hoá đơn điện tử. Hai thứ này là nguồn dữ liệu số khá sạch, nên các việc 1–3 nên chọn công cụ nối được với phần mềm kế toán đó, để đơn hàng và công nợ không phải gõ lại hai lần.

Thứ tự trên không cố định. Một xưởng gia công ít khách nhưng nhiều vật tư có thể làm tồn kho trước. Một công ty dịch vụ không có hàng hoá thì bỏ qua bước 2, làm công nợ và hợp đồng sớm hơn. Bộ câu hỏi trong bài đánh giá mức độ chuyển đổi số giúp thấy nhóm nào đang yếu nhất.

Số hoá theo quy mô công ty

Công ty 10–20 người

Ở quy mô này, một công cụ dùng chung cho cả công ty thường đủ. Đó có thể là một phần mềm bán hàng thuê bao có quản lý khách, đơn và tồn kho, hoặc bảng tính trực tuyến có cấu trúc rõ (mỗi bảng một loại dữ liệu, có mã khách và mã hàng). Chủ doanh nghiệp tự thiết lập được trong vài buổi. Việc cần chốt ngay từ đầu là chỉ một nơi được ghi đơn hàng và cấm ghi song song ở chỗ khác.

Công ty 20–50 người

Khi công ty lên khoảng 20 người, bảng tính thường bắt đầu vỡ: nhiều người sửa cùng lúc, không phân quyền được, khó truy ai sửa gì. Lúc này nên chuyển sang phần mềm có phân quyền theo vai trò và kết nối API với kế toán, tức là hai phần mềm tự trao đổi dữ liệu mà không cần người gõ lại. Nên giao cho một người nội bộ phụ trách phần mềm, dù chỉ vài giờ mỗi tuần, để làm đầu mối với nhà cung cấp và hướng dẫn người mới. Tiêu chí chọn phần mềm quản trị chi tiết có trong bài phần mềm quản trị doanh nghiệp.

Chọn công cụ theo dòng tiền

Doanh nghiệp nhỏ nên chọn cách trả tiền khớp với dòng tiền, không chọn theo số tính năng. Bảng dưới so sánh bốn nhóm lựa chọn thường gặp theo tiêu chí trung lập:

Nhóm lựa chọn	Phù hợp với	Cách trả tiền	Điểm cần lưu ý
Bảng tính trực tuyến	Dưới 15 người, quy trình đơn giản	Gần như không tốn thêm	Không phân quyền chi tiết, dễ hỏng cấu trúc khi nhiều người sửa
Phần mềm thuê bao (SaaS) trong nước	Đa số doanh nghiệp 10–50 người	Theo tháng hoặc năm, theo số người dùng	Kiểm tra kết nối với phần mềm kế toán và cách xuất dữ liệu khi ngừng dùng
Phần mềm mua đứt, cài đặt tại chỗ (on-premise)	Doanh nghiệp cần giữ dữ liệu trong nội bộ	Trả một lần lớn, cộng phí bảo trì	Cần người quản trị máy chủ, sao lưu, nâng cấp
Tự xây hoặc thuê viết riêng	Quy trình rất đặc thù, đã chạy ổn định	Chi phí đầu tư và bảo trì cao nhất	Phụ thuộc người viết, khó thay khi họ nghỉ

Với đa số công ty 10–50 người, phần mềm thuê bao là lựa chọn an toàn vì trả dần, dừng được và không cần máy chủ. Trước khi ký, nên hỏi nhà cung cấp ba câu: kết nối được với phần mềm kế toán nào, xuất toàn bộ dữ liệu ra file thế nào khi ngừng dùng, giá tăng ra sao khi thêm người dùng.

Những thứ chưa nên số hoá ngay

Một số khoản đầu tư hay được chào cho doanh nghiệp nhỏ nhưng thường chưa cần ở giai đoạn đầu:

• ERP (hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) tổng thể. Triển khai lâu, đòi quy trình đã ổn định. Nên đợi khi các phần rời đã chạy và thật sự vướng vì không nối được.
• Ứng dụng di động riêng mang thương hiệu công ty. Tốn tiền xây và bảo trì, trong khi khách vẫn quen đặt qua Zalo hoặc điện thoại.
• Scan toàn bộ hồ sơ cũ. Chỉ scan tài liệu đang dùng hoặc pháp luật yêu cầu lưu, phần còn lại để nguyên.
• AI trước khi có dữ liệu. Trợ lý AI trả lời về đơn hàng hay công nợ chỉ đúng khi dữ liệu đó đã nằm gọn ở một nơi.

Bắt đầu trong 30 ngày

1. Tuần 1: Chủ doanh nghiệp và trưởng các bộ phận chọn một việc trong bảng thứ tự, ghi số liệu hiện tại (mất bao lâu, sai bao nhiêu lần một tháng).
2. Tuần 2: Dùng thử hai công cụ với dữ liệu thật của một tuần, do chính người làm hằng ngày thử.
3. Tuần 3: Chọn một công cụ, chuẩn hoá danh mục khách hoặc hàng hoá, nhập dữ liệu.
4. Tuần 4: Dừng cách ghi cũ, đo lại số liệu và quyết định có làm tiếp việc thứ hai không.

Cách chọn bài toán và lập lộ trình đầy đủ hơn có trong bài chuyển đổi số nên bắt đầu từ đâu.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp nhỏ có cần phần mềm ERP không? Thường là chưa ở giai đoạn đầu. Công ty 10–50 người nên bắt đầu bằng một hai phần mềm thuê bao nối với kế toán, khi các phần đó vướng vì không liên thông mới tính đến ERP.

Dùng Excel hoặc Google Sheets có được không? Được, với công ty dưới khoảng 15 người và quy trình đơn giản, miễn là chỉ có một file gốc, có mã khách và mã hàng. Khi nhiều người cùng sửa và cần phân quyền thì nên chuyển sang phần mềm.

Không có nhân viên IT thì ai lo phần số hoá? Một người nội bộ hiểu việc kinh doanh, dành vài giờ mỗi tuần làm đầu mối, quan trọng hơn kỹ năng kỹ thuật. Phần cài đặt và kết nối có thể nhờ nhà cung cấp phần mềm hoặc đơn vị tư vấn.

Số hoá một quy trình mất bao lâu? Không có con số chung. Với công ty nhỏ, một quy trình như quản lý đơn hàng có thể chạy được trong vài tuần nếu dữ liệu gọn; danh mục càng rối và cách làm cũ càng khó tắt thì càng lâu.

---

HAT Solutions tư vấn doanh nghiệp nhỏ và vừa chọn việc số hoá trước và chọn công cụ theo quy mô, dòng tiền của từng công ty. Liên hệ để trao đổi về quy trình doanh nghiệp đang vướng nhất. Đọc bài trụ cột: Chuyển đổi số nên bắt đầu từ đâu?