Tự động hoá quy trình bằng AI khác gì RPA? Nên chọn cách nào?

Tóm tắt nhanh: RPA (Robotic Process Automation) tự động hoá bằng cách lặp lại đúng các thao tác con người làm trên máy tính theo quy tắc cố định. Tự động hoá bằng AI thì hiểu được dữ liệu phi cấu trúc như email, ảnh chứng từ, văn bản, nên xử lý được những bước cần “đọc và phán đoán”. Trong thực tế, hai cách thường được kết hợp.

RPA là gì?

RPA là phần mềm “robot” bắt chước thao tác của con người: mở phần mềm, sao chép dữ liệu, điền biểu mẫu, bấm nút. RPA làm rất tốt khi:

• Dữ liệu đầu vào có cấu trúc và luôn đúng định dạng.
• Quy trình ổn định, ít thay đổi.
• Quy tắc rõ ràng kiểu “nếu A thì làm B”.

Điểm yếu: khi giao diện phần mềm hay mẫu chứng từ thay đổi, robot dễ dừng và phải cấu hình lại.

Tự động hoá bằng AI là gì?

Tự động hoá bằng AI dùng mô hình AI (như mô hình ngôn ngữ lớn và nhận dạng hình ảnh) để đọc, hiểu và phân loại thông tin trước khi hành động. Ví dụ:

• Đọc hoá đơn ở nhiều mẫu khác nhau và tách ra mã số thuế, số tiền, ngày.
• Phân loại email đến thành yêu cầu báo giá, khiếu nại hay hỏi đơn hàng.
• Tóm tắt hợp đồng và chỉ ra điều khoản cần chú ý.

So sánh RPA và tự động hoá bằng AI

Tiêu chí	RPA	Tự động hoá bằng AI
Dữ liệu đầu vào	Có cấu trúc, cố định	Cả phi cấu trúc: email, ảnh, văn bản
Cách ra quyết định	Quy tắc cố định	Hiểu ngữ cảnh, phân loại, trích xuất
Khi quy trình thay đổi	Phải cấu hình lại	Thích ứng tốt hơn
Rủi ro chính	Dừng khi giao diện đổi	Có thể hiểu sai, cần kiểm tra
Phù hợp nhất	Thao tác lặp lại ổn định	Bước cần đọc hiểu và phán đoán

Ví dụ: quy trình xử lý hoá đơn đầu vào

1. AI đọc email, nhận diện hoá đơn đính kèm và trích xuất thông tin.
2. AI đối chiếu với đơn mua hàng, đánh dấu chênh lệch.
3. Quy tắc tự động chuyển hoá đơn khớp vào phần mềm kế toán.
4. Con người chỉ duyệt các trường hợp chênh lệch mà AI đã đánh dấu.

Kết quả là nhân viên kế toán không phải nhập tay từng hoá đơn, chỉ tập trung vào ngoại lệ.

Nên chọn cách nào?

• Quy trình ổn định, dữ liệu chuẩn: RPA hoặc tích hợp hệ thống là đủ.
• Có bước cần đọc email, chứng từ, văn bản: cần AI.
• Đa số quy trình thực tế: kết hợp, AI xử lý phần “đọc hiểu”, quy tắc tự động xử lý phần “thao tác”, con người duyệt ngoại lệ.

Để chọn đúng, hãy bắt đầu bằng việc vẽ lại quy trình hiện tại và đánh dấu bước nào tốn thời gian nhất. Xem cách làm trong bài Chuyển đổi số nên bắt đầu từ đâu?

Đo hiệu quả tự động hoá thế nào?

• Thời gian xử lý trung bình cho một hồ sơ.
• Tỉ lệ sai sót phải sửa lại.
• Số giờ công tiết kiệm mỗi tháng.
• Tỉ lệ trường hợp phải chuyển cho con người.

---

HAT Solutions thiết kế giải pháp tự động hoá bằng AI kết nối với ERP, CRM, phần mềm kế toán hay Excel mà doanh nghiệp đang dùng. Liên hệ để được tư vấn.